Ta del av allmänna handlingar
Som invånare, media och övriga allmänhet har du rätt att ta del av kommunens allmänna handlingar med undantag för de uppgifter i handlingarna som omfattas av sekretess.
En handling är information i olika former, till exempel pappersdokument, e-postmeddelanden, ljudfiler och bilder. En minnesanteckning är vanligtvis inte en allmän handling, men den blir det om den hör till ett ärende och innehåller nya uppgifter till ärendet.
En handling är allmän om den förvaras hos kommunen och antingen har kommit in till eller har upprättats av kommunen. Med upprättade handlingar menas färdiga handlingar som har skapats av kommunen.
I allmänna handlingar finns det ibland uppgifter som omfattas av sekretess. En allmän handling kan vara offentlig eller innehålla sekretessreglerade (hemliga) uppgifter. Sekretess innebär förbud att lämna ut hemliga uppgifter oavsett om det sker muntligt eller genom att lämna ut en allmän handling. Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket.
För att kunna bedöma om uppgifterna bör omfattas av sekretess och huruvida de får lämnas ut eller inte så har kommunen rätt att fråga vem det är som vill ha uppgifterna och vad uppgifterna ska användas till. Vem som begär ut en handling eller i vilket syfte får dock inte efterfrågas om det står klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som kan omfattas av sekretess.
Sekretessreglerna finns i offentlighets- och sekretesslag.
Om handlingen är inkommen betyder det att någon skickat in handlingen till kommunen, till exempel i form av ett brev eller ett e-postmeddelande.
En upprättad handling betyder att kommunen själv har skrivit eller skapat handlingen. Typiska exempel på upprättade handlingar är nämndernas protokoll och sammanträdeshandlingar.
För att en handling som hör till ett ärende ska bli upprättad krävs det att
- ärendet som handlingen hör till har avslutats.
- handlingen har skickats till en utomstående person (gäller även om ärendet inte avslutats).
För att en handling som inte hör till ett ärende ska bli upprättad krävs det att
- handlingen är färdigställd. En färdigställd handling är en handling som kommunen inte ska arbeta vidare med, som arkiverats eller som har skickats till en utomstående person.
Offentlighetsprincipen ger dig rätt till att ta del av kommunens allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen finns inskriven i tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller både för svenska och utländska medborgare. Genom att begära ut allmänna handlingar kan du se vilka beslut som kommunen fattar och hur politiker och tjänstemän arbetar.
Offentlighetsprincipen gäller för kommunen och de kommunala bolagen.
Allmänna handlingar kan vara antingen offentliga eller sekretesskyddade, det vill säga hemliga. Du har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Vilka uppgifter som omfattas av sekretess framgår av offentlighets- och sekretesslagen.
Varje nämnd är en kommunal myndighet. Detta innebär att meddelanden som skickas till dessa blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen (2:a kapitlet Om allmänna handlingars offentlighet i Tryckfrihetsförordningen) om inte uppgifterna omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Du har alltid rätt att ta del av en allmän handling på plats och du kan även få papperskopior av handlingarna. Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.
Tänk på att beskriva så noga som möjligt vad det är för handling du vill ta del av.
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt".
I praktiken innebär det att det ska ske så snabbt som möjligt. Beroende på hur omfattande ett dokument är eller att det finns resursskäl, är det tillåtet med en viss väntetid.
Du behöver inte tala om vem du är när du begär ut handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Finns det uppgifter i handlingen som kan omfattas av sekretess får kommunen fråga vem du är och vad du ska ha uppgifterna till. Kommunen kan behöva veta det för att kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut eller inte.
Din korrespondens med kommunen blir allmän handling. Den kan därför läsas av andra om den inte blir belagd med sekretess.
Om du skickar ett brev eller skrivelse rörande ett kommunalt ärende till en tjänstemans eller förtroendevalds hemadress blir den allmän handling. Tjänstemän och förtroendevalda är skyldiga att överlämna sådana brev eller skrivelser till kommunen.
Om du nekas att ta del av en handling har du, enligt lag, rätt att få ett skriftligt beslut på detta från kommunen. Om du anser att kommunen gjort en felaktig bedömning kan du överklaga beslutet hos kammarrätten.
Du hittar mer information om detta nedan.
